GTD三剑客之2:OutLook配置

1. 创建文件夹:
GDT_OutLook_01.png
请先切换到左侧栏的"文件夹列表"中,在以下已经存在的文件夹中添加新的文件夹:
便笺中添加:已存档
任务中添加:跟踪;某天也许;下一步;已完成;重要事务
日记中添加:核查清单

2、改造收藏夹
GDT_OutLook_02.png
请将左侧栏切换到“快捷方式”,然后按上图添加快捷方式组和快捷方式。
其中,行事历=原来的“日历”;已删除=原来的“已删除邮件”,任务篮=原来的"任务"
如何显示条目数量呢?请在任务篮上点右键,选择属性,在出来的窗口中选择“显示项目总数”即可,如下图:
GDT_OutLook_09.png

3、定义委派人
委派人的名单,我是借用了OutLook中的“类别”功能,配置如下:请在菜单中选择:编辑》分类》所有类别,然后添加所需要的人名。

4、定义各个文件夹 的显示方式:
这种定义是非常个性化的,在这里配置:请在菜单中选择:视图》当前视图》定义视图,出现下面的界面,选择一个基础的视图(譬如简单列表),然后点击“复制”,改成“1 任务篮”,再点击“修改”,按自己的需求配置它。
GDT_OutLook_03.png
利用复制大法,最终,你可以把所需要的文件夹全部定义,当然不定义也行,可以用某个已经存在的视图 :)

提醒:在定义文件夹显示方式的时候,请注意一点,Inbox中添加的类别,其实是Outlook中的“单位”字段,请自己添加,如下图:
GDT_OutLook_08.png

5、添加VBA代码
请在OutLook的主界面按Alt+F11,切换到VBA编辑界面,选中左侧的ThisOutlookSession选项,在右侧添加下面的代码。
GDT_OutLook_04.png

(已知问题:某些浏览器中拷贝下面的内容会出错,如果你也如此,请直接下载这个txt文件,拷贝其中的内容)
[collapse collapsed title=VBA代码]

<br />
Sub MyTask()<br />
On Error GoTo AAA<br />
    Const ForReading = 1<br />
    Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")<br />
    Set objFile = objFSO.OpenTextFile("D:\Program Files\AutoHotKey\My soft\MyTask.txt", ForReading)</p>
<pre><code>Do Until objFile.AtEndOfStream
    strNextLine = objFile.ReadLine
    If Len(strNextLine) > 0 Then
        strline = strNextLine
    End If

    If Left(strline, 1) = 1 Then
        Set myOlApp = Outlook.Application
        Set myItem = myOlApp.CreateItem(olTaskItem)
        myItem.Companies = Mid(strline, 3, 2)                   '类型(单位):灵感、兴趣、其它
        myItem.TotalWork = Mid(strline, 6, 2) * 60
        myItem.Subject = Mid(Replace(strNextLine, "<br>", " | "), 9, 25)
        myItem.Body = Now & Chr(10) & Replace(strNextLine, "<br>", Chr(10))
        myItem.Save
    ElseIf Left(strline, 1) = 2 Then
        Set myOlApp = Outlook.Application
        Set myItem = myOlApp.CreateItem(olJournalItem)
        'MsgBox Mid(strline, 3)
        myItem.Subject = Mid(Replace(strNextLine, "<br>", " "), 3)
        myItem.Body = Now & Chr(10) & Replace(strNextLine, "<br>", Chr(10))
        myItem.Type = "日志"
        myItem.Save
    End If
Loop
objFile.Close
Open "D:\Program Files\AutoHotKey\My soft\MyTask.txt" For Output As #1
Close #1
Exit Sub
</code></pre><p>AAA:<br />
    MsgBox "出现了一个错误,未能添加任务"<br />
    Exit Sub<br />
End Sub<br />
[/collapse]

6、添加一个宏按钮
请在菜单中选择:视图》工具栏》自定义,在命令选项卡中的左侧选择“宏”,右侧会出现刚才添加的VBA命令。
(如果没有发现应该出现的命令,建议你到菜单中选择:工具》宏》宏,然后选择左侧的“ThisOutlookSession.MyTask”,点击右侧的“运行”按钮,先运行一次,再回到刚才的自定义窗口中来,应该就能看到下面的界面了。)
GDT_OutLook_05.png
请在右边命令中这个图标拖到现有工具栏中,会添加一个新的按钮,然后不要关闭这个“自定义”窗口,在新添加的按钮上点击右键,会弹出一个新的配置选单,如下图:
GDT_OutLook_06.png
在命名中,填入自己喜欢的名字,然后在名字的最后面,添加"&P",这表示你可按下Alt+P快捷键来启动这个按钮,当然,如果你设成&T就表示快捷键是Alt+T了,你可以配置一个自己习惯的键位。在上图中我力求简洁,没有加文字说明,直接用了&P,大家不须如此。

7、去除宏安全性检查:
这一条,请大家注意,如果启用下面这一项,你的Outlook有中毒的风险,如果不启用下一项,刚才的VBA将不能自动启用,请酌情选择:
在菜单中选择:工具》信任中心》宏安全性》不执行宏安全性检查。

至此,OutLook配置完毕。


如果你已经下载了前面的InBox程序,请按以下的步骤来测试:

a、眼睛不要看,把鼠标移到屏幕的最右边,点中键,弹出InBox窗口
GDT_OutLook_07.png
b、输入需要的内容,点击OK(快捷键:Alt+S),保存;
c、打开Outlook,点击你在第6步中添加的那个宏按钮(快捷键:Alt+P),内容应该已经保存到你的任务篮中!

提醒:
有些家人反映:运行Inbox程序后,在d:\Program Files\AutoHotKey\My soft\中找不到需要的文本文件(这也是我的疏忽,没有改个简单点的路径),如果你也发现这个问题,请下载这个程序,运行一下即可:自动生成TXT

评论

是啊,培训那天我也在这样想呢,最好是一个安装包,装完以后,

是啊,培训那天我也在这样想呢,最好是一个安装包,装完以后,什么都有了。

AHK、自启动、安装位置都没有问题,就是不知道VBA可否添加文件夹到快捷方式中、添加组别和自定义视图

长云,如果配置的工作也能用一个批处理或VBA来搞定,就更完

长云,如果配置的工作也能用一个批处理或VBA来搞定,就更完美了。 这样,当你重装机器或换一台机器时,很容易就能复制。
可以一起考虑下。

Smile

根据长云后来的解决方案,搞定! 谢谢长云的分享。。

根据长云后来的解决方案,搞定!
谢谢长云的分享。。

搞定啦?恭喜恭喜!!

搞定啦?恭喜恭喜!!

代码中有些中文的引号需要去掉,另外代码中多了一些符号,如

代码中有些中文的引号需要去掉,另外代码中多了一些符号,如,,

嗯,我是先把代码拷到OneNote中,再贴到这里的,可能有

嗯,我是先把代码拷到OneNote中,再贴到这里的,可能有些字符被自动改了

我从VBA中重新拷了一份,现在应该正常了 :)

任务是必须的,日记和便签这个随意,自己合用就行,没有什么特

任务是必须的,日记和便签这个随意,自己合用就行,没有什么特别要求

感谢长云给我们无私的分享!!! 在此想请教一个问题:文章中

感谢长云给我们无私的分享!!!

在此想请教一个问题:文章中创建文件夹时,有的是在便签中创建,有的是在任务、日记中创建; 请问这是有什么好处吗,多谢!!

○ 创建文件夹:
§ 便笺中添加:已存档
§ 任务中添加:跟踪;某天也许;下一步;已完成;重要事务
§ 日记中添加:核查清单